個人事業主が経費にできるものとは？はじめての確定申告と所得税の節税方法

「今年から個人事業主となったけれど、どの出費を経費として申告すればいいのか分からない…」

個人事業主の所得税は、事業収入から経費を差し引いた差額をもとに計算されます。
そのため事業収入が同じでも、経費の割合が高ければそれだけ所得税は小さくなります。

そこで今回は、個人事業主が所得税を納めるための正しい「経費」の申告方法を、初心者向けにまとめました。

そもそも個人事業主にとっての「経費」とは？

個人事業主にとっての経費とは、「収入を得るために直接必要な売上原価や販売費、管理費その他費用」のことを言います。

これを簡単に言い換えると、仕事をして「収入を得るために支払ったお金」だと言えます。

そして確定申告の際などに必要な個人事業主の「事業所得」は、総収入から経費を差し引いた金額となります。

例：総収入が800万円、経費が300万円の場合、この方の事業所得は500万円

個人事業主の所得税は「事業収入ー経費」をベースに計算される

ここからは、個人事業主のための所得税の考え方について説明します。

①事業にかかった経費が多いほど所得税の負担は小さくなる

1年間に発生した所得に応じて「所得税」が課せられます。(※)

個人事業主の場合、所得税は「事業所得」を基準として計算されます。

そのため総収入が同じ方であっても、経費が多ければ多いほど事業所得は小さくなり、それに伴う課税額を抑えられます。

例えば同じ、総収入が800万円の方であっても、「経費100万円・事業所得700万円」の方と「経費600万円・事業所得200万円」の方であれば、所得税の金額は大きく変わってきます。

つまり総収入が同じ方であれば、経費が大きいほど税金は少なくなります。

②源泉徴収が発生しているのなら、その多くを現金で取り戻せる可能性も

源泉徴収の対象となっている個人事業主の場合、確定申告（還付申告）を行うことで支払い過ぎた税金の還付を受けられる可能性があります。

これは毎月の源泉徴収が、「経費が発生していないこと」を前提に計算されているためです。

例えば総収入800万円・経費300万円の方であれば、「実際の事業所得は500万円であるにもかかわらず、800万円分の所得税を支払っていたため、差額を取り返す」ことが可能となります。

個人事業主はどんな出費を経費として申告できる？

ここからは、個人事業主が経費として申告できる内容について解説します。

①基本的に「事業で発生した支出」は経費として計上できる

国税庁が定める経費（必要経費）の定義は「収入を得るために直接必要な売上原価や販売費、管理費その他費用」です。

そのため収入を得るために必要であった、「事業で発生した支出」はいずれも経費として計上できると考えてよいでしょう。

例を挙げると販売する商品の代金（仕入れ代）や店舗のテナント代、設備費、接待費、従業員への給与などが挙げられます。

またカフェで仕事をした場合、コーヒー代程度であれば経費としての申告も可能とされています。

②事業でもプライベートでも使うもの（光熱費含む）は「出費の一部を経費として計上」できる

個人事業主の場合、事業とプライベートの境目が曖昧な出費が発生することも少なくありません。

例として挙げられるのは、「自宅兼オフィスとなっている部屋の家賃」「仕事でもプライベートでも使うパソコンの代金」などです。

こういった場合には、「プライベートでの使用比率6割・事業での使用比率4割」といった区分けを行い、事業での使用比率の分だけ経費としての申告が可能です。

例えば上の例で家賃10万円が発生した場合には、4割にあたる4万円を経費として申告できます。

③確定申告の際には経費に「勘定科目」というラベルを付けることに

確定申告を行う際には、申告する経費それぞれに「勘定科目」というラベル付けを行うことになります。

勘定科目は特に法律などで決められているわけではありません。

ただし確定申告を行うのがはじめてならば、広く用いられている勘定科目を利用するのが無難でしょう。

④主な勘定項目の一覧

経費として用いられる、一般的な勘定項目は以下の通りです。

初心者の方は、会計ソフトなどの案内に従い主な勘定項目に、自身の経費を当てはめていくのが良いでしょう。

ただし事業の内容などによっては、自分で勘定項目を作成することも可能です。

経費の計上には証明書（領収書）が必要

ここからは、具体的な経費の計上方法について解説します。

①お金を使った場所や金額が分かれば手書きの領収書でなくてもよい

個人事業主が経費を申告するためには、その発生を証明する書類が必要です。
代表例として挙げられるのは、お店でもらえる手書きの領収書です。

ただし実際のところ、この証明書（領収書）について厳しい規則や制約はありません。

お金を使った場所や日時、金額が分かれば経費の申告に利用できます。

②クレジット払いの利用明細も経費の申告に使える

お金を使った場所や日時、金額が明確ならば、クレジット払いの利用明細も必要書類として利用できます。

現在多くのカード会社では、利用明細をインターネット上でダウンロードすることができます。

利用明細を経費の申告に利用するのであれば、そのデータを保存、必要に応じて印刷しておくのが良いでしょう。

ただし利用明細のダウンロードには時間制限が設けられていることも多いためご注意ください。

★紙の利用明細の発行も可能ですが、その際には発行手数料を要求されることが一般的です。
金額はカード会社によって異なりますが、1通あたり99円程度が一般的です。

③通常のレシートも証明書に使えるが、放っておくと文字が消えやすいため注意

お店で商品を購入した際のレシートも、経費の申告に利用可能です。

ただし一般的なレシートは感熱紙の仕様上、放っておくと文字が消えてしまいやすいです。

そのため万全を期すのであれば、「コピーを取っておく」「余白部分にメモを取っておく」「写真を撮っておく」などの対策を取っておきましょう。

④証明書（領収書）そのものを税務署に提出する必要はない

経費を申告するためにはその証明書を用意する必要がありますが、証明書そのものを税務署に提出する義務はありません。

個人事業主がやるべきことは、仮に税務署からの確認が入った場合、いつでも証明書を提出できる準備をしておくこととなります。

⑤個人事業主における領収書の保存期間は5年または7年

個人事業主における領収書の保存期間は、所得税法に基づき以下のように定められています。

個人事業主の場合、原則として控除額が大きい青色申告（詳細後述）の選択が推奨されます。

そのため領収書の保存期間は、「前々年の事業所得が300万円を上回るかそうでないか」が基準になると考えてよいでしょう。

★事業所得は、総収入から経費を差し引いた金額を言います。
総収入が800万円でも、経費が600万円ならば領収書の保存期間は5年で済みます。

経費の申告はどうやるの？はじめての確定申告のために

ここからは、はじめて確定申告を行うための準備について解説します。

①基本的には「記入するだけで計算」できる会計ソフトの利用がおすすめ

今後も個人事業主を続けていく予定であれば、簡単に確定申告を行うための会計ソフトを購入するのが良いでしょう。

会計ソフトを使うと、保存したレシートやカードの利用明細を見て、必要な情報を入力するだけで経費の計算が完了します。

また多くの会計ソフトはカード会社や銀行と提携しており、ログインするだけでカードや預金口座の取引内容を取り込むことも難しくありません。

「カードの利用明細や銀行との取引履歴をすべてインストールし、経費として申告できるもののみを選択して計上」といった方法を取りたい場合は、会計ソフトを活用すると良いでしょう。

また確定申告に必要な書類は会計ソフト側が作ってくれるため、これを印刷するか「e-Tax」（電子申告）で送信することで書類の作成や提出が可能です。

その他、多くの会計ソフトは確定申告書と併せて提出が必要になる、青色申告決算書などの同時作成にも対応しています。

★会計ソフトを選ぶ際には、事前に提携しているカード会社や銀行をご確認ください。

②紙の書類やWebサイトを使うなら自分で経費を計算することに

申告する経費の数が少ない場合や長く個人事業主を続けるつもりがないのなら、紙の書類や国税庁のWebサイト「確定申告書等作成コーナー」を使って書類を作るのも良いでしょう。

確定申告に必要な紙の書類は国税庁の公式HPで印刷できる他、お近くの税務署に出向くことで受け取ることができます。

ちなみに確定申告書そのものに、経費を記入する場所はありません。

経費は確定申告書と併せて提出する、青色申告決算書（または白色申告の収支内訳書）の中で申告する形となります。

③青色申告を行うためには事業開始日から2か月以内に「青色申告承認申請書」の提出を

個人事業主の確定申告には「白色申告」「青色申告」の2つがあります。

控除額が高いということは、課税対象の所得が減る＝税額が減ることを意味します。

白色申告のメリットは申告の手続きが簡略化されることにありますが、書類の作成を会計ソフトに頼るのであればどちらを選んでもさほどの違いはありません。

そのため「確定申告は今年限り」という場合でもない限り、基本的には控除額が高い青色申告を利用するのが良いでしょう。

ただし青色申告を利用するためには、事前の申請が必要となっています。

申告期間は原則として「開業から2ヶ月以内」となっていますが、実際のところは「確定申告をしようとする年の3月15日」まで申込みが可能です。

★青色申告承認申請手続に必要な書類は税務署で受け取れる他、国税庁公式HPにてダウンロードが可能です。
書類は税務署に直接持ち込むか、郵送する形で提出が可能です。

④税務署の相談窓口を利用するのも有効

確定申告の時期（3月15日まで）が近づくと、各税務署は確定申告についての無料相談窓口を設けてくれます。

はじめて確定申告を行うという場合には、こういったサービスを利用してみるのも良いでしょう。

ただし期限が近付くと混雑しやすくなるため、不安があるのなら時間に余裕を持った上で書類の作成や相談を行いたいところです。

「所得」を減らすと金融機関の信用を得られなくなることも

所得税は、事業所得が低いほど抑えられます。

ただしあまりに所得が低くなってしまうと、これからローンを組む際などに審査が不利になってしまう場合があります。

これは個人事業主の支払い能力が、総収入ではなく「事業所得」を基準にして見られるためです。

例：総収入が同じ800万円の方でも、経費が100万円の方と300万円の方では前者の方が返済能力が高いと見なされる

これから住宅ローンなどの大きなローンを組みたいという場合には、経費の申告にも注意を払っておきましょう。
　

個人事業主が利用できるその他の節税方法

ここからは参考情報として、個人事業主が利用できるその他の節税方法について解説します。

①個人事業主が利用できる主な所得控除・税額控除

個人事業主が利用できる、主な所得控除・税額控除は以下の通りです。

★現行の所得控除一覧

所得控除を利用することで、事業収入から経費を差し引いて計算される「事業所得」から、さらに課税対象となる所得を減額することができます。

そのため65万円の青色申告控除が適用されるのであれば、基礎控除と合わせて最低でも113万円の控除が保証されます。

ここに経費の申告やその他の控除を加えることで、所得税を節約していくことが可能です。

②厚生年金に入れない個人事業主はiDeCo（個人型確定拠出年金）を使うのも手

さらなる節税の方法かつ将来に安心をプラスする方法として、iDeCo（個人型確定拠出年金）の利用を検討するのも良いでしょう。

こちらは簡単に言うと個人で加入できる私的年金の制度で、原則として60歳まで出金ができない代わり、掛け金がすべて控除の対象となる資金運用の制度です。

節税目的としてはもちろん、厚生年金に加入できない個人事業主にとっては老後の備えとしても有用でしょう。

個人事業主とその経費についてのまとめ

特に経費の発生する回数が多い方ほど、人力での経費の計算には労力が求められます。

便利な会計ソフトを活用するなどして、できる限り手軽に、必要な手続きを完了させたいところです。